Taskmanagement mit MS Office

Für ein einfaches und effizientes Aufgabenmanagement bietet Microsoft 365 verschiedene integrierte Anwendungen, die sowohl individuelle als auch teambezogene Aufgaben unterstützen. Mit Tools wie Planner, To Do und der Integration in Microsoft Teams lassen sich Aufgaben strukturieren, priorisieren und transparent verfolgen.

Microsoft Planner - Koordination von Aufgaben im Team

Planner ist ein Aufgabenplanungs-Tool, das direkt in Microsoft Teams integriert ist. Es ermöglicht Teams, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und den Fortschritt gemeinsam zu verfolgen. Die Aufgaben können auf einem Board angeordnet oder als Liste angezeigt werden und lassen sich nach Themen, Prioritäten oder Verantwortlichen organisieren.

Für die Kollaboration mit anderen Personen empfiehlt es sich direkt in den dazu angelegten Kanälen auf Teams die Registerkarte Planner hinzuzufügen.

Nachdem ein euer Plan angelegt wurde (bspw. zu einem spezifischen Projekt) können bereits Aufgaben erstellt werden. Um die Zusammenarbeit im Team möglichst zu vereinfachen, dienen die folgenden Möglichkeiten zur Pflege der Aufgaben:

Arbeit auf dem Board mit Buckets: Es empfiehlt sich Aufgaben in der Board-Ansicht zu organisieren bzw. einzusehen und die Buckets nach Themen oder Status der Aufgaben zu ordnen.
Zuweisung der Aufgabe an betroffene/involvierte Personen: Dies schafft einen transparenten Umgang mit den Aufgaben im gesamten Team und gewährleistet weiterhin einzelnen Personen den Überblick über ihre spezifischen Aufgaben zu behalten. Auch bei wenigen Aufgaben ist es wichtig, eine Zuweisung vorzunehmen, damit jede Person in ihrem persönlichen Bereich alle ihr zugewiesenen Aufgaben team- bzw. projektübergreifend gefiltert anzeigen lassen kann. Durch das zuweisen, wird die entsprechende Person des Weiteren benachrichtigt.
Checkpoints in der Aufgabe, als kleinere Teilaufgaben festhalten: Führt zu mehr Überblick. Insbesondere verhindert dies, dass im Plan zusammenhängende kleinere Aufgaben verloren gehen. Erfahrungstipp: die Checkpoints mit den Kürzeln der Personen versehen, um innerhalb einer gemeinsamen, grösseren Aufgabe zu verfolgen, wer woran arbeitet.
Enddatum und Dringlichkeit in der Aufgabe angegeben: Praktisch ist hier insbesondere, dass die Aufgaben auch nach diesen Angaben gefiltert werden können.
Im Notizfeld die wichtigsten Infos zur Aufgabe festhalten.
Als Anlagen relevante Seiten und Dateien verlinken.
Kommentare können dabei helfen über Laufendes zu informieren. Hier ist jedoch anzumerken, dass die zugewiesenen Personen erst benachrichtig werden, wenn sie einen eigenen Einstiegskommentar in der Aufgabe verfasst haben.

Überblick für die Persönliche Planung

Um im Arbeitsalltag anschliessend nicht in allen Kanälen und E-Mails die anstehenden Aufgaben zusammensuchen zu müssen, bieten sich zwei Lösungen an.

Direkt in Teams mit der Planner App

Im persönlichen Planner werden alle deine Aufgaben teamübergreifend gesammelt.

Insbesondere hilfreich ist “Meine Aufgaben”. Dort werden alle Aufgaben, die dem Planner-Besitzenden persönlich zugeordnet wurden, sowie alle markierte Emails in Outlook, angezeigt. Die einzelnen Aufgaben können über die drei Punkte zu “Mein Tag” hinzufügt werden. Auf “Mein Tag” erscheinen neben den manuell hinzugefügten Aufgaben auch alle Aufgaben, für die der aktuelle Tag als Fälligkeitsdatum eingetragen wurde.

In der Planner-APP können auch persönliche/kanalunabhängige Aufgaben oder Pläne angelegt werden.

Ausserhalb gebündelt mit Microsoft To Do

Alternativ dazu bietet Microsoft To Do eine persönliche Übersicht über eigene Aufgaben aus verschiedenen Quellen – inklusive jener aus dem Planner –, sodass individuelle Arbeitsabläufe zentral verwaltet werden können.

Microsoft To Do bietet im Vergleich zum integrierten Planner folgende Vorteile:

Eine intuitivere Oberfläche für die persönliche Tagesplanung
Mehr Funktionen für private Listen, z. B. geteilte Einkaufslisten oder persönliche Erinnerungen
Bessere mobile Nutzung, z. B. mit Widgets oder Siri-/Google-Integration

Die Aufteilung in Mein Tag, Meine Aufgaben und Meine Pläne entspricht jedoch der in Teams integrierten Planner App und beinhaltet die selben Verknüpfungen.

Hinweis: An der PHBern lässt sich Microsoft To Do über das Unternehmensportal downloaden.

Support

Für Fragen zu Microsoft Apps: Microsoft Learn

Weiterführend: https://www.youtube.com/watch?v=jwGQPWAihjQ

Für den persönlichen Einstieg oder die Umsetzung von Taskmanagement für Projekte hilft dir das DigiLeB gerne weiter.