Lerngelegenheiten strukturieren und verwalten: Kurse, Gruppen und Ordner

In dieser Anleitung werden die wichtigsten Funktionen zum Strukturieren und Verwalten von Online-gestützten Lehrveranstaltungen auf ILIAS erläutert.

Allgemeines

Sowohl Kurse als auch Gruppen sind Lern- und Arbeitsräume, in denen weitere ILIAS-Objekte wie Ordner, Dateien, Lerninhalte, Multimediaobjekte etc. platziert werden können.
Ordner dienen dazu, die Inhalte von Kursen und Gruppen weiter zu strukturieren. Sie können wiederum Unterordner sowie verschiedene ILIAS-Objekte enthalten.

Siehe auch Benutzerhandbuch ILIAS 8: Kategorie, Ordner, Kurs oder Gruppe: Was ist was?

Die Konfigurationsmöglichkeite von ILIAS sind sehr umfassend, jede einzelne hier zu beschreiben würde den Rahmen sprengen.
Für alle hier nicht beschriebenen Funktionen empfiehlt es sich, die kontextbasierte Hilfe von ILIAS zu konsultieren (Lupensymbol rechts oben), oder das offizielle Benutzerhandbuch ILIAS 8: Online-Hilfepaket 8.

ILIAS-Kurse

An der PHBern sind Kurse die oberste Ebene der Struktur von Lerngelegenheiten, wie sie für die Durchführung von online-gestützten bzw. online-asynchronen Veranstaltungen eingesetzt werden.
Das zugehörige Kursicon siehst du in der Abbildung unten. Wenn dieses zusätzlich ein graues Sync-Symbol zeigt, bedeutet dies, dass der Kurs (und damit die Verwaltung der Teilnehmenden) mit dem BIOS oder VSPH synchronisiert ist.

Ablauf Kursbestellung/Kursbereitstellung

Die Kurse fürs laufende Semester kannst/musst du nicht selbst in ILIAS erstellen. Ab HS23 werden sie automatisch übers BIOS oder VSPH als leere Kurse in ILIAS bereitgestellt. Sie erscheinen dann auf deinem Dashboard unter Meine Kurse und Gruppen, sowie im Verzeichnisbaum des Magazins.

Sollte ein ILIAS-Kurs fehlen, wende dich bitte an informatik@phbern.ch wenden.

Du kannst jedoch im Bereich der Sandbox auch selbst Kurse erstellen, um mit ILIAS-Kursen und -funktionen “herumzupröbeln”.
Die freien Arbeitsräume kannst du nutzen, um z.B. einen Kurs fürs kommende Semester zu entwickeln, und dann später die Inhalte, wenn der “echte” Kurs aufgeschaltet wird, dorthin kopieren. Allerdings musst du dafür das Objekt Gruppe, und nicht Kurs, verwenden.

Den Kurs konfigurieren

Diese Funktionen erreichst du über den Reiter Einstellungen; diese sind in Abschnitte unterteilt.

Einstellungen von Kursen

Hier kannst du den Titel und die Beschreibung des Kurses eintragen oder ändern. Die Beschreibung wird auch im Kursverzeichnis unter dem Titel angezeigt.

Veranstaltungszeitraum: Zudem kannst du den Zeitraum der Veranstaltung angeben. Dies wird ebenfalls in der Übersicht angezeigt, hat aber nur informativen Charakter. Die tatsächliche Online-Verfügbarkeit kannst du im nächsten Abschnitt festlegen.

Verfügbarkeit

Online: Die eingetragenen Kursmitglieder können erst auf den Kurs zugreifen, wenn dieser online geschaltet ist. Dies musst du als KursadministratorIn selbst erledigen. Setze dafür einen Haken bei online.
Wenn gewünscht, kannst du auch noch den betreffenden Zeitraum angeben, über welchen der Kurs online verfügbar ist.

Selbstständiger Beitritt durch BenutzerInnen

Beitrittsverfahren: Hier können Einstellungen zum Kursbeitritt vorgenommen werden, für den Fall, dass die Teilnehmenden nicht über BIOS oder VSPH in den Kurs eingetragen wurden.
Initial ist jeweils „Kein selbstständiger Beitritt“ ausgewählt. Es ist jedoch auch möglich, den Kurs ohne weitere Einschränkungen für weiter BenutzerInnen zu öffnen (Direkter Beitritt), einen Beitritt durch ein Passwort (Beitritt mit Kurspasswort) zu erlauben, oder den Beitritt durch vorheriges Bestätigen durch AdministratorInnen (Beitritt nach Bestätigung) zu beschränken.

Interessant kann auch die Option Beitritt per Link sein. Wenn du diese Option anklickst, wird ein Link eingeblendet, den du als Einladung versenden kannst. Unabhängig vom ausgewählten Beitrittsverfahren und den Kursrechten ermöglicht diese Option einen direkten Beitritt durch den Aufruf dieses Links.

Auch das Zeitfenster zum Kursbeitritt kann hier definiert werden.

Darstellung

In diesem Abschnitt wird festgelegt, wie der Kurs und die Kursinhalte dargestellt werden.

Auf der Ebene des Kurses sollten die Einstellungen für Titel, Icon, Aktionen, Kachelbild und Präsentationsansicht nicht verändert werden, um eine einheitliche Darstellung im Kursverzeichnis zu gewährleisten.

Ordner und Gruppen verfügen über dieselben Parameter; für diese kann es sinnvoll sein, diese anzupassen, um die Darstellung den eigenen Wünschen gemäss zu gestalten.

Wichtig hingegen ist die Einstellung der Ansicht. Mit dieser Einstellung wird definiert, in welcher Anordnung die im Kurs enthaltenen ILIAS-Objekte angezeigt werden.

Hintergrund dazu:
Zuoberst im Kurs/Ordner/Gruppe ist immer ein Bereich, der mit der Funktion Seite bearbeiten erstellt wird. Darunter werden die im Kurs enthaltenen ILIAS-Objekte wie Ordner, Lernmodule, Links, Foren, Gruppen etc. aufgelistet. Die Einstellung der Ansicht legt nun eben fest, wie diese Objekte angeordnet werden (siehe auch Grundlagenwissen: Die Grundstruktur von ILIAS-Lerninhalten).

Wähle hier, wie dein Kurs strukturiert werden soll:

• Sitzungsansicht: Diese Einstellung kannst du benutzen, wenn der Kurs entsprechend den Präsenzterminen strukturiert werden soll. Dafür kann man für jeden Termin ein Sitzungs-Objekt erstellen lassen. Darin kann man dann die für jeden Termin die benötigten Materialien ablegen. Entsprechend wird ILIAS in diesem Kursformat alle Sitzungsobjekte zuoberst anzeigen.
  Zum Sitzungs-Objekt siehe auch Abschnitt Objekte für die Organisation von Lerngelegenheiten oder direkt Anleitung: Sitzung der Uni Bern.

Allerdings werden heutzutage viel häufiger die Möglichkeiten des Seiteneditors benutzt, um die Lerninhalte z.B. mit Listen, Tabellen oder Akkordeons zu strukturieren und im Kurs darzustellen.
Siehe dazu Lerninhalte gestalten: Der Seiteneditor.

• Einfache Liste: die Beschreibung besagt “Alle Objekte werden in einer einzigen Liste dargestellt.” Was nicht ganz stimmt. Eigentlich heisst es, alle Objekte ausser Objekteblöcken werden in einer einzigen Liste dargestellt. Die Objekteblöcke erscheinen zuerst, alles andere in einem Block mit dem Titel “Inhalt”. Die Inhalte können nachträglich auch manuell sortiert werden (s. nächster Abschnitt).

• Gruppiert nach Typen: Die Inhalte werden nach Inhaltstypen sortiert, z.B. Objekteblöcke, Sitzungen, Ordner, Gruppen, Lernmaterialien… Auch hier können die Inhalte nachträglich manuell sortiert werden (s. nächster Abschnitt).

• Lernziel-orientierte Ansicht: (sollte nicht benutzt werden)

• Lernplanungsansicht: Damit kann eine an Kalenderdaten orientierte Lernplanung umgesetzt werden.

Sortierung

Je nach Einstellung des Parameters Ansicht werden die Kursinhalte, wie oben beschrieben, in verschiedenen Blöcken dargestellt und gruppiert. Deren Reihenfolge kann nächträglich über die Sortierfunktion geändert werden. Du findest Sie über den Reiter Inhalt und den Abschnitt Sortieren (s. übernächstes Bild).

Was hier eingestellt werden kann, ist die Sortierung der Objekte innerhalb der Blöcke. Die Möglichkeiten sind alphabetisch, nach Erstellungsdatum, nach Zeitraum, oder manuell.
Diese Einstellung gilt für alle Blöcke im Kurs, es ist nicht möglich, dies separat für einzelne Blöcke zu konfigurieren.

Manuelle Sortierung: Damit ist es möglich, die Inhalte in eine beliebige Reihenfolge zu bringen.

Um dies zu tun, wähle dafür die Sortierfunktion über den Reiter Inhalt und den Abschnitt Sortieren.

Nun erhalten alle sortierbaren Objekte ein Eingabefeld mit einer Nummer. Um ein Item zu verschieben, gibst du in seinem Feld eine Zahl ein, die zwischen den beiden Items liegt, zwischen denen du das Objekt plazieren willst, und dann mit der ENTER / Return-Taste bestätigen. ILIAS wird dann die Anzeige neu laden, die neue Positionierung wird angezeigt.

Wenn du alle Sortierungen vorgenommen hast, nicht vergessen Sortierung speichern anzuklicken.

Zusätzliche Funktionen

In jedem neu erstellten Kurs ist voreingestellt, dass der Kalender angezeigt wird. Dieser nimmt allerdings relativ viel Platz in Anspruch, und wenn du ihn nicht als Tool benötigst, ist es empfehlenswert, ihn auszublenden.

Du kannst die Verwendung des Kalenders gänzlich deaktivieren. Oder ihn aktiv lassen, und nur seine Darstellung auf der Kursübersichtsseite verhindern, indem du das Häkchen bei Kalender-Block entfernst. Dann Speichern.

Die weiteren Parameter in diesem Block werden auf der Einstellungsseite selbst gut verständlich erklärt.

Teilnehmerverwaltung

In ILIAS werden die Kursteilnehmenden/Studierende als “Kursmitglieder” bezeichnet. Sie werden in der Regel automatisch vom BIOS oder VSPH in die Kurse eingeschrieben.

Sollte es nötig sein, selbst in die Teilnehmerverwaltung einzugreifen, hier die wichtigsten Schritte:

Alle Funktionen bezüglich Mitgliederverwaltung sind unter dem Reiter Mitglieder zusammengefasst.

Kursmitglieder hinzuzufügen

Um neue Mitglieder hinzuzufügen, kann die gewünschte Person über das Suchfeld Benutzer gesucht werden, indem man einen Teil des Namens eingibt, bis die gesuchte Person in der Drop-Down-Liste erscheint und angewählt werden kann. Daneben die Rolle (meist “Kursmitglied”) auswählen und Hinzufügen klicken. Anschliessend erscheint die Person unten in der Liste der eingetragenen Mitglieder.

Kurszugang für nicht PHBern-Angehörige

Falls es notwendig ist, in einen Kurs Teilnehmende zuzulassen, die nicht der PHBern angehören, kann wie folgt vorgegangen werden:

Vorbereitung Gäste/externe Personen

• Gäste oder externe Personen benötigen für das Login eine SWITCH edu-ID. Wie eine solche erstellt werden kann, wird hier beschrieben: SWITCH edu-ID Hilfe

Vorbereitung Dozierende / KursadministratorInnen

• Den Teilnehmenden wird der Kursbeitritt über die Funktion Beitritt per Link ermöglicht. Diese wurde bereits weiter oben erklärt.

• Die Teilnehmenden müssen dann beim Anmelden SWITCH edu-ID als Organisation wählen.

• Falls sie noch keine ID erstellt haben, werden sie gezielt zur Registrierung geführt.

Kursmitglieder bearbeiten

In der unteren Liste kann man einzelne Kursmitglieder auswählen, dann als Funktion Bearbeiten, Entfernen, Mail schicken oder der Zwischenablage hinzufügen wählen, und Ausführen klicken.

Liste der Kursmitglieder erstellen

Eine nützliche Funktion ist, mit dem Button Liste erstellen eine Liste aller Teilnehmenden des Kurses erstellen zu können. Diese kann dann mit der Druckfunktion des Browsers (Windows: ctrl-P, Mac: cmd-P) als PDF exportiert oder gedruckt werden.

Dein Kurs ist nun bereit, um mit Inhalten gefüllt zu werden. Zwei weitere strukturierende Elemente - Gruppen und Ordner - werden weiter unten beschrieben: Anleitungen zu Gruppen, Ordner.

Wie man dann die eigentlichen Lerninhalte, d.h. gestaltete Textblöcke und ILIAS-Objekte, in Kurse einfügen und gestalten kann, wird in den Anleitungen Lerninhalte gestalten: ILIAS-Objekte und Lerninhalte gestalten: Der Seiteneditor gezeigt.

Kopieren bisheriger Kursinhalte

Um die zur Verfügung stehenden, leeren Kurse zu befüllen, können Inhalte aus anderen Kursen (z.B. aus früheren Semesterdurchführungen) übernommen werden.

Das Vorgehen ist im Detail in der Anleitung Bestehende ILIAS-Kursinhalte wiederverwenden (kopieren) ausgeführt.

ILIAS-Kurse von parallelen Durchführungen verbinden

Das automatisierte Zusammenführen von mehreren Durchführungen bzw. parallelen Lerngelegenheiten in einem ILIAS-Kurs wird auf das Frühlingssemester 2024 umgesetzt. Für das kommende Herbstsemester HS23 steht die automatisierte Lösung noch nicht zur Verfügung. Mit Hilfe der Anleitung Übergangslösung ILIAS-Kurse verlinken kannst du die betreffenden Kurse selbst zusammenführen.  

Gruppen

Gruppen dienen vor allem dem Austausch und der Zusammenarbeit und können für ergänzende Inhalte für eine Veranstaltung dienen. Du erkennst sie an diesem Icon:

Gruppen erstellen

Anders als Kurse können Gruppen über Neues Objekt hinzufügen selbstständig in deinen Kursen, in Ordnern oder im Bereich Freie Arbeitsräume erstellt werden.

Um eine Gruppe zu erstellen, klicke am entsprechenden Ort Neues Objekt hinzufügen, und wähle dann Gruppe. Anschliessend erhälst du den folgenden Eingabebereich:

Hier kannst du den Titel der Gruppe angeben, und wenn gewünscht eine kurze Beschreibung.

Die Einstellung Typ: Standard bedeutet, dass die Gruppe allen Benutzern angezeigt wird. Gemäss den Einstellungen (s. weiter unten) kann man sich dann in die Gruppe einschreiben.

Die Einstellung Typ: Geschlossene Gruppe bewirkt, dass die Gruppe - ausser für eingeschriebene Mitglieder - verborgen bleibt. Dies kann z.B. sinnvoll für eine Pseudo-Gruppe sein, die zur Vorbereitung von Lernmaterialien im Bereich Freie Arbeitsräume dient, ohne dass sie im Magazin-Baum erscheint.

Einstellungen der Gruppe

Ein Unterschied zu den Kursen besteht darin, dass Gruppen automatisch "online" gesetzt werden. Natürlich kannst du sie aber auch wieder offline setzen.

Für Gruppen gibt es die gleichen Möglichkeiten, wie die Teilnehmenden Zutritt erhalten können, wie für Kurse. Für das konkrete Vorgehen siehe bitte die Abschnitte Selbstständiger Beitritt durch BenutzerInnen sowie Teilnehmerverwaltung im Abschnitt Kurse.

Wie man Lerninhalte in Gruppen einfügen und gestalten kann, wird in den Anleitungen Lerninhalte gestalten: ILIAS-Objekte und Lerninhalte gestalten: Der Seiteneditor gezeigt.

Ordner

Mit Hilfe von Ordnern kann man die in Gruppen oder Kursen abgelegten Materialien besser strukturieren. Sie werden mit diesem Icon gekennzeichnet:

Der typische Anwendungsfall ist, alle Materialien, die für eine Veranstaltung zu Download bereitstehen, in einem Ordner abzulegen. In Ordnern können auch weitere Unterordner erstellt werden, um die Ressourcen weiter zu gliedern. Zudem kann auch den Studierenden die Berechtigung erteilt werden, Dateien in Ordner hochzuladen.
In einem Ordner könnten auch andere ILIAS-Objekte eingefügt werden. Es empfiehlt sich jedoch, die Ordner prioritär als Dateiablagen zu nutzen, da sonst die Übersichtlichkeit und Ergonomie verloren geht.

Ordner erstellen

Um einen Ordner zu erstellen, klicke im betreffenden Bereich Neues Objekt hinzufügen, und wähle dann Ordner. Anschliessend erhälst du den folgenden Eingabebereich:

Hier kannst du den Titel des Ordners eingeben, und wenn gewünscht eine kurze Beschreibung.

Nimm auch die gewünschte Einstellung für den Typ des Ordners vor. Die Ordnertypen unterscheiden sich durch die Zugriffsrechte. So gibt es

• Ordner für Informationen, z. B. dafür, den Studierenden die Literatur zu Download zur Verfügung zu stellen. Nur Dozierende können Inhalte hinzufügen oder bearbeiten.

• Ordner für Zusammenarbeit, z. B. für Gruppenarbeiten innerhalb eines Seminars. Alle Kursmitglieder können gewisse Inhalte (Dateien, Weblink, Ordner) hinzufügen und bearbeiten.

• Ordner für Austausch. Alle Kursmitglieder können Inhalte (Dateien, Weblink, Ordner) hinzufügen; die Mitglieder können aber nur die eigenen Objekte bearbeiten.

Am Schluss auf Ordner anlegen klicken.

Wie du Dateien und andere Lerninhalte in Ordnern ablegen und gestalten kannst, wird in den Anleitungen Lerninhalte gestalten: ILIAS-Objekte und Lerninhalte gestalten: Der Seiteneditor gezeigt.

Nutzung des Bereichs “Freie Arbeitsräume”

Der Bereich Freie Arbeitsräume hat folgende Hauptanwendungen:

• Gruppen zum kooperativen Arbeiten unter Dozierenden und/oder Studierenden erstellen. Dafür verwendet man meist Gruppen mit der Einstellung Standard.

• Ablage von Materialien, die man nicht in einem Kurs haben will, weil sie z.B. über mehrere Semester oder Jahre hinweg verfügbar sein sollen. Auch dafür verwendet man Gruppen mit der Einstellung Standard.

• Erstellen einer “verborgenen” Gruppe, um sie als Vorbereitungsraum zu nutzen, mit der Einstellung Geschlossene Gruppe.

Hintergrund: In früheren Versionen von ILIAS war es möglich, Objekte so zu konfigurieren, sodass sie nur für AdministratorInnen sichtbar waren. So hat man zum Beispiel einen versteckten Ordner dazu nutzen können, die Inhalte eines geplanten Kurses komplett vorzubereiten, und die Inhalte später in den aktuellen Kurs zu kopieren.

Dies ist seit ILIAS Version 7 nicht mehr möglich. Stattessen empfehlen wir, zur Vorbereitung von Kursen eben den Bereich Freie Arbeitsräume zu nutzen.

Dafür kannst du dort eine geschlossenen Gruppe erstellen. Diese ist nur für dich und ggf. in die Gruppe eingetragene NutzerInnen (z.B. Co-TutorInnen) sichtbar. Darin kannst du nun die Inhalte vorbereiten, und diese dann bei Bedarf an die entsprechende Stelle in ILIAS verschieben.
Siehe dazu auch:
Lerngelegenheiten strukturieren und verwalten: Kurse, Gruppen und Ordner | Gruppen-erstellen
Bestehende ILIAS-Kursinhalte wiederverwenden / kopieren